Outlook | Contar los elementos seleccionados: rápido o con macro




Este artículo está originado por una consulta en los Foros de las Comunidades en la que un usuario planteaba su necesidad de saber cuántos elementos había seleccionado. Outlook siempre muestra el número de elementos de una carpeta, bien el número de no leídos o bien el total (configurando dentro de las propiedades de la carpeta una opción u otra) y puede mostrarlo entre paréntesis seguido del nombre de la carpeta y/o en la barra de estado (todo depende de configuraciones).

Contar elementos seleccionados - Palel.es

En un principio mi respuesta fue que no era posible, al menos mediante las opciones configurables de Outlook. Pero la realidad es que existen trucos y por supuesto existe Visual Basic (cosa que no domino en absoluto) con su código y sus macros y allí las opciones son numerosas, aunque solo es, en principio, aprovechado por los expertos que lo dominan y posteriormente por los que nos aprovechamos de ellos y copiamos el código que aportan y sus instrucciones.

Pero el consultante insistió y entonces me puse a buscar información al respecto. Como (me) pasa casi siempre hay muy poca información en español y si haces búsquedas te muestra muy pocos resultados, al menos que sean interesantes, así que realicé la búsqueda en inglés y allí estaba la solución, un artículo publicado por Robert Sparnaaij (MVP de Outlook) en MSOutlook.info.

Las opciones

1. Con un truco rápido pero que hay que realizarlo con cuidado. Puesto que queremos saber el número de elementos seleccionados es de suponer que son más de 4, si fueran igual o menos es fácil conocer el número, así que una vez seleccionados solo tenemos que pulsar la tecla Entrar.
Al hacerlo le estamos dando la orden a Outlook de abrirlos y si es un número mayor de 4 Outlook nos va a enviar un mensaje de advertencia porque abrir un número elevado de elementos puede llevar bastante tiempo (incluso bloquear la aplicación) y deberemos confirmarle sí queremos abrirlos, pero en nuestro caso lo que haremos será decirle que NO queremos abrirlos porque ya hemos obtenido la información que queríamos: hay 6 elementos seleccionados.

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2. Opción mediante macro

Esta forma es la normal, con la que obtendremos la información que queremos solamente, pero tenemos que utilizar Visual Basic para agregar un código que ejecute la instrucción y eso implica que para muchos usuarios sea “complicado” porque con la configuración por defecto del Centro de seguridad no es posible ejecutar macros que no estén firmadas digitalmente, o bien podemos bajar la seguridad y dejar que se ejecuten todas las macros con lo que quedaremos desprotegidos al código malicioso – NADA RECOMENDABLE. El autor del artículo en inglés, Robert, también nos proporciona los pasos para firmar nuestras macros digitalmente y no bajar la seguridad para poder ejecutarlas.

a. En primer lugar debemos acceder a Visual Basic. La forma más fácil es pulsar ALT+F11. También podemos tener la ficha (pestaña) Desarrollador  a la vista (Opciones – Personalizar la cinta (1) – seleccionar Desarrollador (2)).

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Y ya con la ficha Desarrollador (1) a la vista pulsar Visual Basic (2) dentro del Grupo Código.

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b. Con cualquiera de las formas accedemos al editor de Visual Basic, allí pulsaremos con el botón derecho sobre Proyecto1 y dentro de Insertar elegiremos Módulo (también desde el menú Insertar – Módulo).

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c. En la zona de la ventana para introducir el código escribiremos el siguiente:

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Copiar y pegar este código:

Sub ContarElementosSeleccionados()
    Dim objSelection As Outlook.Selection
    Dim Result As Integer
    Set objSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
    Result = MsgBox(“Nº de elementos seleccionados: ” & _
                objSelection.Count, vbInformation, “Elementos seleccionados”)
End Sub

Y cerraremos el editor de Visual Basic.

d. Podemos ejecutar la macro seleccionando varios elementos de una carpeta y pulsar ALT+F8 y ejecutar (o desde la ficha Desarrollador – Macros). Si todo ha ido bien veremos la ventana con la información.

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Asignar la macro a un botón en la barra de acceso rápido

Si es una acción que vamos a realizar frecuentemente, quizá nos interese colocar la macro asociada a un botón en la barra de acceso rápido. Accedemos a Opciones (1) dentro de la ficha ArchivoBarra de herramientas de acceso rápido (2) – Comandos disponibles en: Macros (3), seleccionar la macro y pulsar en Agregar (4), seleccionarla en el apartado de personalización (5) y pulsar Modificar (6), seleccionar un icono (7) y un nombre (8) representativo y Aceptar.

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Seleccionar varios elementos dentro de una carpeta y pulsar el botón de la barra de acceso rápido para obtener la información.

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Para usuarios básicos que no utilicen macros recomiendo utilizar la solución 1, mucho menos complicada y de rápida solución a la información que queremos obtener.

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4 Replies to “Outlook | Contar los elementos seleccionados: rápido o con macro”

  1. Buenos días PALEL,
    Buen artículo, nos hacen falta essas herramientas (aunque yo siempre prefiero intentar con código).

    Y sobre la falta de información en español yo también tengo el mismo problema, aún más en portugués. Los artículos de tecnologias en su mayoría están en inglés, aún más programación, donde el inglés es el lenguaje nativo.

    Por más que hago la búsqueda en portugués o en español (que ya consigo entender todo), las informaciones son pocas, pero hay mucha gente de España o que hablan español que son expertos y hay muchos buen sitios sobre esos temas.

    Pero no sé por que no hay más gente que se engancha a crear soluciones en macros para Outlook, puesto que hay tantas cuantas en Excel, PowerPoint o Word, y de Access hay millones, ¡jajajaja!

    Un buen fin de semana para ti y para su familia,

    Maikon Rodrigo
    De Brazil

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