Curso de Outlook | Capítulo B Subcapítulo 7: Marcas de seguimiento


Curso de Outlook (2010-2013-2016)

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B. Outlook 2013 | Correo electrónico

7. Marcas de seguimiento

Cuando recibimos mensajes podemos necesitar hacerles un seguimiento retrasado y para ello Outlook cuenta con la característica marca de seguimiento, disponible desde la Ficha InicioEtiquetas.

Hay que tener en cuenta que depende del tipo de cuenta configurada nos ofrecerá diferentes opciones para poner las marcas de seguimiento.

En cuentas IMAP o ActiveSync solo permite marcar/desmarcar el mensaje; en cuentas POP y Exchange disponemos de diferentes opciones para marcar la fecha del seguimiento, marcar como completado, así como configurar avisos y establecer un clic rápido para que ese sea el que se use por defecto.

Capítulo B—7: Marca de seguimiento dependiendo del tipo de cuenta

Capítulo B—7: Marca de seguimiento dependiendo del tipo de cuenta

Cuando marcamos un mensaje este se agrega automáticamente a la Lista de tareas pendientes y también podremos localizarlo si configuramos la Carpeta de búsqueda de mensajes con seguimiento.

En la columna Estado de la marca nos mostrará una banderita indicándonos que es un elemento marcado para seguimiento.

También es posible poner marcas de seguimiento a los mensajes que enviemos, tanto marcarlos para nosotros como para los destinatarios. Personalizando la marca podemos seleccionar Marcar para los destinatarios y el tipo de marca, aviso y fecha.

Capítulo B—8: Marca de seguimiento para los destinatarios

Capítulo B—8: Marca de seguimiento para los destinatarios

Las marcas de seguimiento también pueden ponerse a los contactos, por ejemplo si tenemos que realizar alguna acción (escribir un mensaje, llamar, etc.) a una fecha determinada y también aparecerá el contacto como tarea pendiente.

Todas las tareas, por defecto, tienen marca de seguimiento y con el tiempo establecido en el clic rápido.

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Anteriores:
1 Capítulo A Subcapítulo 1: Conceptos
2 Capítulo A Subcapítulo 2: Interfaz (1)
3 Capítulo A Subcapítulo 2: Interfaz (2)
4 Capítulo A Subcapítulo 3: Agregar cuentas
5 Capítulo A Subcapítulo 4: Vistas Personalizadas
6 Capítulo B Subcapítulo 5: Grupos de Envío y Recepción
7 Capítulo B Subcapítulo 6: Reglas para organizar el correo
Siguiente:
9 Capítulo B Subcapítulo 8: Categorías (aplicable a todo el ámbito)

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Los artículos están realizados para ayudar y orientar a los usuarios, si tienes dudas o consultas NO las plantees en los artículos, hazlo en los FOROS y COMUNIDADES de USUARIO.

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Outlook | Contar los elementos seleccionados: rápido o con macro


Este artículo está originado por una consulta en los Foros de las Comunidades en la que un usuario planteaba su necesidad de saber cuántos elementos había seleccionado. Outlook siempre muestra el número de elementos de una carpeta, bien el número de no leídos o bien el total (configurando dentro de las propiedades de la carpeta una opción u otra) y puede mostrarlo entre paréntesis seguido del nombre de la carpeta y/o en la barra de estado (todo depende de configuraciones).

Contar elementos seleccionados - Palel.es

En un principio mi respuesta fue que no era posible, al menos mediante las opciones configurables de Outlook. Pero la realidad es que existen trucos y por supuesto existe Visual Basic (cosa que no domino en absoluto) con su código y sus macros y allí las opciones son numerosas, aunque solo es, en principio, aprovechado por los expertos que lo dominan y posteriormente por los que nos aprovechamos de ellos y copiamos el código que aportan y sus instrucciones.

Pero el consultante insistió y entonces me puse a buscar información al respecto. Como (me) pasa casi siempre hay muy poca información en español y si haces búsquedas te muestra muy pocos resultados, al menos que sean interesantes, así que realicé la búsqueda en inglés y allí estaba la solución, un artículo publicado por Robert Sparnaaij (MVP de Outlook) en MSOutlook.info.

Las opciones

1. Con un truco rápido pero que hay que realizarlo con cuidado. Puesto que queremos saber el número de elementos seleccionados es de suponer que son más de 4, si fueran igual o menos es fácil conocer el número, así que una vez seleccionados solo tenemos que pulsar la tecla Entrar.
Al hacerlo le estamos dando la orden a Outlook de abrirlos y si es un número mayor de 4 Outlook nos va a enviar un mensaje de advertencia porque abrir un número elevado de elementos puede llevar bastante tiempo (incluso bloquear la aplicación) y deberemos confirmarle sí queremos abrirlos, pero en nuestro caso lo que haremos será decirle que NO queremos abrirlos porque ya hemos obtenido la información que queríamos: hay 6 elementos seleccionados.

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2. Opción mediante macro

Esta forma es la normal, con la que obtendremos la información que queremos solamente, pero tenemos que utilizar Visual Basic para agregar un código que ejecute la instrucción y eso implica que para muchos usuarios sea “complicado” porque con la configuración por defecto del Centro de seguridad no es posible ejecutar macros que no estén firmadas digitalmente, o bien podemos bajar la seguridad y dejar que se ejecuten todas las macros con lo que quedaremos desprotegidos al código malicioso – NADA RECOMENDABLE. El autor del artículo en inglés, Robert, también nos proporciona los pasos para firmar nuestras macros digitalmente y no bajar la seguridad para poder ejecutarlas.

a. En primer lugar debemos acceder a Visual Basic. La forma más fácil es pulsar ALT+F11. También podemos tener la ficha (pestaña) Desarrollador  a la vista (Opciones – Personalizar la cinta (1) – seleccionar Desarrollador (2)).

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Y ya con la ficha Desarrollador (1) a la vista pulsar Visual Basic (2) dentro del Grupo Código.

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b. Con cualquiera de las formas accedemos al editor de Visual Basic, allí pulsaremos con el botón derecho sobre Proyecto1 y dentro de Insertar elegiremos Módulo (también desde el menú Insertar – Módulo).

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c. En la zona de la ventana para introducir el código escribiremos el siguiente:

Contar elementos seleccionados - Palel.es

Copiar y pegar este código:

Sub ContarElementosSeleccionados()
    Dim objSelection As Outlook.Selection
    Dim Result As Integer
    Set objSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
    Result = MsgBox(“Nº de elementos seleccionados: ” & _
                objSelection.Count, vbInformation, “Elementos seleccionados”)
End Sub

Y cerraremos el editor de Visual Basic.

d. Podemos ejecutar la macro seleccionando varios elementos de una carpeta y pulsar ALT+F8 y ejecutar (o desde la ficha Desarrollador – Macros). Si todo ha ido bien veremos la ventana con la información.

Contar elementos seleccionados - Palel.es

Asignar la macro a un botón en la barra de acceso rápido

Si es una acción que vamos a realizar frecuentemente, quizá nos interese colocar la macro asociada a un botón en la barra de acceso rápido. Accedemos a Opciones (1) dentro de la ficha ArchivoBarra de herramientas de acceso rápido (2) – Comandos disponibles en: Macros (3), seleccionar la macro y pulsar en Agregar (4), seleccionarla en el apartado de personalización (5) y pulsar Modificar (6), seleccionar un icono (7) y un nombre (8) representativo y Aceptar.

Contar elementos seleccionados - Palel.es

Seleccionar varios elementos dentro de una carpeta y pulsar el botón de la barra de acceso rápido para obtener la información.

Contar elementos seleccionados - Palel.es

Para usuarios básicos que no utilicen macros recomiendo utilizar la solución 1, mucho menos complicada y de rápida solución a la información que queremos obtener.

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