[Vídeo] Outlook | Carpeta de búsqueda "Correo no leído" y Carpetas Favoritas

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Hace unos días un usuario me comentaba que en una versión anterior de Outlook le habían configurado algo que le mostraba en una carpeta solo los mensajes no leídos y que ahora había instalado Outlook 2013 pero no sabía configurarlo para tener esa misma opción de poder ver agrupados solo los mensajes no leídos de las diferentes carpetas.

Si trabajamos en Outlook con reglas definidas para que los mensajes, dependiendo de ciertas condiciones, se muevan a diferentes carpetas es muy probable que sea un incordio el ir recorriendo todas las carpetas para leer los mensajes no leídos, sobre todo si son muchas carpetas.

Para facilitarnos el trabajo y la lectura de todos los mensajes de correo que nos van llegando, Outlook nos da unas herramientas muy importantes:

Las Carpetas de Búsqueda y las Carpetas Favoritas

Carpetas de Búsqueda y Favoritas

He realizado un vídeo tutorial sobre la configuración y uso estas características centrándome casi exclusivamente en la Carpeta de Búsqueda de los mensajes NO LEÍDOS, pero es solo la base para que configuremos cualquier tipo de Carpeta de Búsqueda, incluso carpetas personalizadas.

Desde mayo del 2009 ya hay un artículo/vídeo publicado titulado: Outlook: Localizar mensajes con Carpetas de Búsqueda y Favoritas y en él se trata más a fondo cómo crear carpetas de búsqueda personalizadas.

En el vídeo tutorial de hoy también se toca un poco por encima el tema la personalización de las Vistas, pero sobre este tema también hay un artículo/vídeo de marzo del 2010 que te recomiendo veas.

Como siempre, espero que estos vídeos puedan serte de utilidad y disfrutes de todas las características que Outlook te ofrece para hacerte el trabajo y la gestión de todos tus mensajes más productivo.

Carpeta de búsqueda “Correo no leído” y Carpetas Favoritas

 

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Outlook: Vistas de origen y crear nuevas

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Llevo muchos años utilizando el mismo PST (archivo en el que se almacena todos los elementos de Outlook: correos, calendario, contactos, tareas y algunas configuraciones como las categorías, las reglas, etc).

En cada nueva instalación o con cada nueva versión de Office, el PST siempre es el mismo que en las anteriores

 

Como siempre trabajo con ese PST suelo olvidar que hay cosas que “viajan” con él y esta vez le ha tocado a las vistas personalizadas. El otro día, en una consulta en los foros Answers, un usuario me decía que a él no le aparecía la vista a la que yo le remitía así que tuve que abrir un Outlook limpio para ver cuáles eran las vistas que trae por defecto Outlook.

Vistas de correo

Como podemos observar en la imagen, en la zona inferior están las vistas que Outlook trae configuradas por defecto y en la zona superior las vistas por defecto y unas cuantas nuevas personalizadas:

. Enviado a

. Mensajes sin leer

. Personal

Para configurar o modificar las vistas pulsaremos en Administrar vistas…

1. Nueva

2. Nombre

3. Tipo Tabla

4. Usarse en…

5. Aceptar

Una vez dado el nombre, seleccionado el tipo de Vista y pulsado en Aceptar se abre la nueva ventana para configurar la vista.

En este ejemplo configuramos una vista para mostrar los mensajes sin leer en las carpetas.

1. Filtrar

2. Opciones adicionales

3. Sólo elementos: sin leer

4. Aceptar

Vistas de Contactos

Al igual ocurre con las vistas de los contactos: En la zona inferior vemos las vistas que Outlook trae por defecto y en la superior vistas nuevas personalizadas de usuario:

. Por categoría

. Por ubicación

. Por organización

Para configurar nuevas vistas se procede igual que con las de correo: Administrar vistas… Nueva

En el siguiente ejemplo, se configura una nueva vista para poder agrupar los contactos por el campo Organización. Una vez la vista configurada y aplicada, al desplegar la flecha del grupo nos muestra todos los contactos de dicha organización. Podemos seleccionar uno o varios para enviarles un mismo correo. vista_organizacion Si nos acostumbramos a utilizar dicho campo en todos nuestros contactos es una buena forma de localizarlos rápidamente. La organización puede ser bien el nombre de la empresa, bien el grupo al que pertenece (amigos, familiares, otro tipo de grupos), o bien por tipo (proveedores, clientes). organizacion  

Se pueden configurar diferentes vistas según las necesidades de cada usuario

Tengo un vídeo publicado sobre cómo configurar vistas que aunque esté realizado con Outlook 2007 y se refiera únicamente a las vistas para el correo, es igual de válido para conocer el funcionamiento y las posibilidades de configuración.

Outlook: Vistas personalizadas

 

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