[Vídeo] Outlook: Cambiar la ubicación de los archivos de datos OST




En este vídeo tutorial vemos cómo cambiar la ubicación de los archivos de datos OST que crea Outlook con cuentas Exchange o IMAP.

La ubicación por defecto de dichos archivos se encuentra dentro de la carpeta del usuario en la unidad de la instalación del sistema y de las aplicaciones.

C:\Users\nombre_de_usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Por diferentes motivos podemos querer cambiar dicha ubicación, bien por que nos estemos quedando sin espacio en el disco duro C o por cualquier otra causa.

Existen varias formas de realizar el proceso, en este tutorial se explican dos maneras: la primera modificando la ubicación del archivo de una cuenta con el que ya estemos trabajando (también se puede crear uno nuevo) y la segunda a través del registro de Windows. Con esta segunda opción lo que hacemos es forzar siempre a Outlook a crear los OST en esa ubicación: cada vez que creemos una nueva cuenta en el perfil ya creado o un nuevo perfil y nuevas cuentas los OST se almacenarán en esa nueva ubicación.

Cambiar manualmente la ubicación de un archivo OST ya existente o creando un nuevo archivo

1. Copiamos el OST en la nueva ubicación.

2. Creamos un nuevo perfil.

3. Configuramos la cuenta.

4. Pulsamos en Configuración manual.

5. Pulsamos en Más configuracionesFicha Avanzadas.

6. Examinar y localizar la ubicación y el archivos OST copiado en el primer paso y pulsamos en Abrir.
– Aquí podríamos crear un nuevo archivo, simplemente dando un nuevo nombre al archivo en la casilla “Nombre”.

7. Aceptamos y cerramos todo.

Cambiar la ubicación de la carpeta de almacén de los archivos OST mediante el registro de Windows (Regedit)

Si utiliza incorrectamente el Editor del Registro puede tener serios problemas que requerirán volver a instalar Windows. Microsoft no puede garantizar la solución de los problemas resultantes del uso incorrecto del Editor del Registro. Utilice el Editor del Registro bajo su responsabilidad.

También es posible forzar a Outlook a que siempre cree los OST en una unidad/ubicación diferente a la ubicación por defecto.

1. Accedemos al registro: Tecla Windows + R (Ejecutar)

2. Escribimos Regedit – Aceptar.

3. Nos situamos sobre la clave:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\Outlook

15.0 para la versión de Outlook 2013
16.0 para la versión de Outlook 2016

Regedit: ramas del registro de las versiones de Outlook

4. Botón derecho: Nuevo valor de la cadena expandible – Nombre: ForceOSTPath

5. Doble clic sobre el nuevo valor para editar. En Información del valor escribir la ruta de la carpeta elegida como nueva ubicación, por ejemplo: C:\MyOST

6. Cerramos el registro de Windows.

7. Creamos un nuevo perfil, configuramos una cuenta y verificamos que, efectivamente, el archivo de datos OST se ha creado en la nueva ubicación.

Outlook: Cambiar la ubicación de los archivos de datos OST

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[Outlook] Predeterminar un (otro) archivo de datos con cuentas Exchange configuradas

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Artículo

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Al configurar una cuenta Exchange se  genera un archivo de datos (OST) y este pasa a ser el archivo de datos predeterminado, tanto si ya teníamos otro tipo de cuentas como si es la primera cuenta agregada.

El CALENDARIO del archivo de datos predeterminado será con el que Outlook trabaje y del que nos muestre los eventos y citas en la Barra de tareas pendientes.

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Si tenemos cuentas POP podremos hacer que el archivo predeterminado sea el PST generado con esa cuenta, seleccionándolo y pulsando en Establecer como predeterminado, pero si tenemos otro tipo de cuentas, por ejemplo, una cuenta Outlook.com (ActiveSync) y queremos establecer dicho archivo (OST) como predeterminado nos mostrará una ventana de error en la que nos informa que:

No se puede usar el formato seleccionado del archivo de datos de Outlook (.pst). Los archivos de datos de Outlook (.pst) deben usar el mismo formato que los archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost). Seleccione un archivo de datos de Outlook (.pst) que coincida o desactive el modo de memoria caché en Configuración de la cuenta.

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Si accedemos a la configuración de la cuenta Exchange, en Avanzadas, podremos desactivar usar el modo de intercambio de caché, pero al aplicar y aceptar seguimos recibiendo el mismo mensaje de error al querer predeterminar otro archivo de datos.

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Solución

La solución es eliminar la cuenta Exchange y volver a configurarla, pero esta vez desmarcaremos el modo de intercambio en caché desde el comienzo de la configuración pulsando en Configurar manualmente las opciones del servidor una vez recibidas las confirmaciones de que la cuenta está configurada correctamente.

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En la ventana que se nos muestra lo desmarcamos.

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Nos informa de que debemos reiniciar Outlook para que se implementen los cambios.

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Reiniciamos, accedemos a la configuración de las cuentasArchivos de datos, veremos que nuevamente ha vuelto a poner el de la cuenta Exchange como predeterminado, seleccionamos el otro archivo y pulsamos en Establecer como predeterminado. Esta vez el mensaje que recibimos es:

El archivo de datos de Outlook predeterminado contiene el calendario de la barra de Tareas pendientes y configuración de favoritos, carpetas compartidas y fuentes RSS. Para cambiar el archivo donde se guardan los mensajes, haga clic en la pestaña Archivo, en Información, en Configuración de cuenta y luego en Configuración de cuenta. En la ficha Correo electrónico, selecciones la cuenta y haga clic en Cambiar carpeta. ¿Desea cambiar el archivo? Outlook va a crear y sincronizar un nuevo archivo de datos sin conexión.

Pulsamos en .

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Y ya tenemos configurado como predeterminado el archivo de datos de la cuenta Outlook.com.Archivos de datos - palel.es

Entraremos de nuevo en la configuración de las cuentas y en Archivos de datos seleccionaremos el archivo de la cuenta Exchange y en ConfiguraciónAvanzadas marcaremos de nuevo Usar modo de intercambio en caché.

Mi agradecimiento a Diane Poremsky (MVP Outlook) que fue quién aportó la solución. Ella lo plantea directamente creando un nuevo perfil y configurando la cuenta Exchange desde un principio sin usar el modo de intercambio de cache.

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