Outlook 2010: Opciones avanzadas para nuevos mensajes II

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Configurar diferentes opciones cuando redactamos nuevos mensajes de correo y cuando respondemos o reenviamos en Outlook 2010.

Cuando abrimos un formulario para redactar un nuevo mensaje o respondemos a alguno se nos abre en la ficha principal Mensaje dentro de la cual tenemos los comandos básicos para el contenido del mensaje: el grupo Portapapeles, el grupo Texto básico, el de Nombres, el de Incluir y el de Etiquetas.Dentro de la ficha Opciones nos encontramos con unos grupos de comandos que incluyen diferentes opciones para determinar ciertos comportamientos de ese mensaje en concreto.

El grupo Permiso para configurar permisos específicos: Information Right Management (IRM)

El grupo Seguimiento donde podremos seleccionar si deseamos utilizar botones de voto así como si necesitamos una confirmación de entrega y/o de lectura.

Y el grupo Más opciones. Desde aquí podremos cambiar la carpeta donde guardar el mensaje una vez enviado, retrasar la entrega del mensaje a un día y una hora determinada y cambiar a qué dirección de correo se enviarán las respuestas a nuestro mensaje.Existe dentro del grupo Seguimiento y dentro del grupo Más opciones una flecha en la parte inferior izquierda  flecha  que al pulsarla nos abrirá una ventana con todos esos comandos agrupados y alguno más que se encuentran en la ficha Mensaje.

Tanto si pulsamos en Retrasar la entrega como en Dirigir respuesta a se nos abre esta misma ventana.Desde esta ventana podemos afinar el comportamiento de los mensajes a enviar:

Importancia Carácter Seguridad
Votación Confirmación entrega Confirmación de lectura
Dirección de respuesta Fecha/Hora entrega Fecha/Hora caducidad
Guardar copia Contactos asociados Categoría asociada

En la versión de Outlook 2007:

Existe una entrada anterior relacionada sobre este tema ( ver )

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Outlook 2010: Búsquedas e indización

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Cómo configurar la indización, verificar su estado y realizar búsquedas simples o complejas en Outlook.

Estando en cualquier carpeta nos aparece en la zona central la zona de Búsqueda.busquedas1

Al hacer clic en dicha zona se nos abre la ficha Herramientas de búsqueda la cuál está compuesta por el grupo Ámbito 1 (dónde buscar), el grupo Refinar 2 (con los comandos de varios criterios y la opción Más para poder seleccionar más criterios), el grupo Opciones 3 (para configurar y verificar el estado de la indización) y el grupo Cerrar para cerrar la búsqueda una vez realizada.

– Grupo Opciones – Herramientas de búsqueda

– Estado de indización…

Para que las búsquedas funcionen correctamente deberemos ver que quedan 0 elementos restantes para indizar.

– Ubicaciones donde buscar

Si tenemos abierto más de un archivo de datos (PST) deberemos marcar sobre los que queremos que realice las búsquedas.

– Búsqueda avanzada

Es la opción que conocemos de versiones anteriores pero que en Outlook 2010 y con el grupo Refinar no es casi necesario utilizarla.

– Opciones de búsqueda

Aquí entramos en la configuración de las búsquedas. Además de seleccionar el ámbito desde el que comenzar las búsquedas (Carpeta actual o Todas las carpetas), configuramos otras opciones a nuestro gusto.

A esta pantalla se accede también desde la ficha Archivo – Opciones – Búsqueda.

– Opciones de indización

Al pulsar en el botón Opciones de indización accedemos a una ventana donde podremos ver el número de elementos indizados así como el estado de la indización.

A esta pantalla accedemos también desde Panel de Control (vista Iconos) – Opciones de indización.

Veremos también las ubicaciones indizadas y las excluidas. Verificamos que aparece Microsoft Outlook.

1 Modificar

Pulsando en el botón Modificar podremos añadir o quitar ubicaciones indizadas. Pulsando en la flecha que aparece junto a Microsoft Outlook podremos marcar o desmarcar los diferentes archivos de Outlook (PST)

Lo mismo podremos hacer con el resto de carpetas y/o unidades para las búsquedas del sistema.

2 Opciones Avanzadas – Configuración del índice

Pulsando en el botón Opciones avanzadas – Configuración del índice podremos Reconstruir el índice si tuviésemos problemas con las búsquedas. Esto reiniciaría la indización. También podemos cambiar la ubicación del índice.

2 Opciones Avanzadas – Tipos de archivo

En la ficha Tipos de archivo podremos verificar que la extensión de los archivos de Outlook se encuentra activada (y también otro tipo de extensiones que queramos comprobar).Una vez que tengamos verificado que todo está correctamente configurado y que no faltan elementos por indizar podremos lanzar búsquedas en Outlook de forma tan simple o tan compleja como necesitemos, añadiendo o quitando criterios. En este ejemplo hemos pulsado en la flecha del comando Más y hemos seleccionado los criterios:

Enviado el Datos adjuntos En la carpeta
La semana pasada No Microsoft

busquedas10Pulsando en las aspas junto a los criterios podemos eliminarlos y pulsando en Cerrar búsqueda cerramos la ficha Herramientas de búsqueda.

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