Curso de Outlook | Capítulo B Subcapítulo 6: Reglas para organizar el correo




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B. Outlook 2013 | Correo electrónico

6. Reglas para organizar el correo

Una vez definidos los grupos de envío y recepción podemos configurar reglas de correo. Hay reglas para realizar diferentes acciones con los mensajes, pero nos centraremos en la de mover mensajes a carpetas específicas clasificándolos por remitentes, asuntos, empresas, o cualquier otro tipo de organización que el usuario requiera, opción totalmente recomendable para evitar que la Bandeja de entrada “se colapse”: cuantos menos elementos existan en dicha carpeta mejor será el funcionamiento y rendimiento de Outlook.

Crear regla desde un mensaje

Seleccionar un mensaje, pulsar en Reglas, dentro del grupo Mover de la ficha Inicio.

Capítulo B—3: Crear reglas desde un mensaje I

Capítulo B—3: Crear reglas desde un mensaje I

Se nos muestran las siguientes opciones:

1. Mover siempre los mensajes de la persona-dirección que nos ha enviado ese mensaje (1).

2. Mover siempre los mensajes de la persona-dirección a la que hemos enviado el mensaje (opcional) (2).

3. Crear regla (3). Se nos muestran diferentes opciones a aplicar y desde allí también podemos acceder a opciones más avanzadas (3).

Capítulo B—4: Crear reglas desde un mensaje II

Capítulo B—4: Crear reglas desde un mensaje II

4. Administrar reglas y alertas desde donde vemos todas las reglas (4).

Crear reglas desde Administrar reglas

La mejor forma de crear una regla con todas las opciones posibles es desde Administrar reglas y alertasNueva regla. Desde aquí también podremos editarlas, copiarlas, eliminarlas, ejecutarlas y dentro de Opciones, exportarlas o importar reglas ya exportadas.

Administrar reglas

Al acceder nos encontramos con varias reglas preconfiguradas en dos secciones: Mantenerse organizado (1) y Mantenerse actualizado (2); y una tercera sección para crear una regla desde cero (en blanco) (3) con la posibilidad de hacerlo para los mensajes que reciba (a) o los mensajes que envíe (b).

Capítulo B—5: Asistente para reglas

Capítulo B—5: Asistente para reglas

Iniciar desde una regla en blanco

Tanto si seleccionamos hacerlo para los que recibamos o los que enviemos el proceso es el mismo:

1. Seleccionamos una o varias condiciones a comprobar, también podemos no seleccionar ninguna condición en esta primera ventana y, pulsando en Siguiente, la regla que estamos creando se aplicará a todos los mensajes que se reciban o envíen.

Reglas para todos los mensajes

2. Al seleccionar condiciones y dependiendo de cuales sean, en la parte inferior deberemos establecer la condición que debe cumplirse pulsando en el texto subrayado. Siguiente.

3. Seleccionaremos una o varias acciones para aplicar a los mensajes que cumplan esa o esas condiciones ya que podemos seleccionar más de una acción a realizar. Al igual que en la ventana anterior, en la parte inferior estableceremos la acción a realizar pulsando en el texto subrayado. Siguiente.

4. Accedemos a la ventana de excepciones para especificar si es necesario aplicarlas. Siguiente.

5. Para terminar de configurar la regla en el paso 1 daremos un nombre a la regla. Recomendable poner nombres descriptivos cortos sobre todo si vamos a crear muchas reglas ya que existe un límite para el almacenamiento de reglas y sin caracteres que puedan causar conflictos. En el paso 2 marcaremos las opciones deseadas: que se ejecute la regla en los mensajes que ya se encuentren en la carpeta, que la regla esté activa desde ese momento y, si tenemos varias cuentas, que la regla se ejecute o no en todas las cuentas. En el paso 3 revisaremos que los valores de la regla configurada son los correctos y Finalizamos.

Si trabajamos con reglas que mueven mensajes a carpetas podemos seleccionar desde Archivo Opciones Correo (apartado Guardar mensajes):
“Al responder a un mensaje que no está en la Bandeja de entrada, guardar la respuesta en la misma carpeta”.
Con esta opción marcada los mensajes a los que respondamos desde estas carpetas se nos guardarán en ellas en lugar de en Elementos enviados. (Solo para cuentas POP).

Capítulo B—6: Guardar respuestas en la misma carpeta

Capítulo B—6: Guardar respuestas en la misma carpeta

  • Vídeo tutorial relacionado con la creación de reglas: Primero y Segundo

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Anteriores:
1 Capítulo A Subcapítulo 1: Conceptos
2 Capítulo A Subcapítulo 2: Interfaz (1)
3 Capítulo A Subcapítulo 2: Interfaz (2)
4 Capítulo A Subcapítulo 3: Agregar cuentas
5 Capítulo A Subcapítulo 4: Vistas Personalizadas
6 Capítulo B Subcapítulo 5: Grupos de Envío y Recepción
Siguiente:
8 Capítulo B Subcapítulo 7: Marcas de seguimiento

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Un pensamiento sobre “Curso de Outlook | Capítulo B Subcapítulo 6: Reglas para organizar el correo

  1. Hola Pilar, un gusto saludarte.
    Soy una persona que no tiene ninguna certificación en MICROSOFT y quisiera saber si cuentas con manuales que estén a la venta para la certificación y cual seria la primera que debo de tomar y si son los mismos que en México.
    Saludos.

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