Curso de Outlook | Capítulo A Subcapítulo 4: Vistas personalizadas




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4. Vistas personalizadas (aplicable a todo el ámbito)

Outlook es muy personalizable y para ello dispone de la ficha Vista desde donde podremos definir y configurar a nuestro gusto cómo Outlook nos va a mostrar la información.

Ficha Vista

Es una ficha que, dependiendo de la sección en la que nos encontremos, nos mostrará unos grupos de comandos asociados a la personalización de esa sección; pero que comparte la mayoría de grupos con el resto de secciones. En la imagen superior se muestra la ficha Vista de la sección Correo y es en la que nos centraremos puesto que en el resto de secciones el comportamiento y la personalización y configuración se realiza igual.

Grupo Vista actual

Cambiar vista:

Disponemos de varias vistas que vienen configuradas por defecto y que podremos aplicar pulsando en ellas. En la parte inferior tenemos tres opciones: Administrar vistasGuardar la vista actual como nuevaAplicar la vista actual a otras carpetas de correo.

Capítulo A—18: Administrar vistas

Capítulo A—18: Administrar vistas

1. Desde Administrar vistas podremos crear, copiar (para crear una nueva basada en una existente), modificar, cambiar el nombre (de algunas) o restablecer las vistas.

2. Desde Guardar la vista actual como una nueva y si hemos hecho algún cambio en la vista que tengamos activa, podremos hacer lo que se indica: guardar la vista personalizada dándole un nombre identificativo.

3. Y por último, desde Aplicar la vista actual a otras carpetas de correo podremos definir en qué carpetas que veremos tener esa vista personalizada.

Configuración de vista:

Pulsando en este comando podremos personalizar la vista que tengamos activada (también restablecerla).

Capítulo A—19: Configuración y personalización de vistas

Capítulo A—19: Configuración y personalización de vistas

En lugar de utilizar este comando para configurar vistas es más recomendable hacerlo desde la opción Cambiar vistaAdministrar vistas.

Podemos crear una nueva vista desde cero o hacer una copia de una vista existente y sobre ella realizar los cambios hasta adaptarla a nuestras necesidades.

Personalizar una vista:

Pulsamos en Cambiar vistaAdministrar vistas, seleccionamos una de ellas y pulsamos en Copiar, damos un nombre a la nueva vista y pulsamos Aceptar.

1. Desde el botón Columnas seleccionaremos las columnas que queramos mostrar y el orden en el que se muestran.

2. El botón Agrupar por nos permite definir hasta 4 niveles de agrupación.

3. El botón Ordenar para definir en qué orden se mostrarán los elementos y también con 4 niveles de ordenación.

4. El botón Filtrar con lo que podremos filtrar los elementos a mostrar.

5. El botón Más opciones que nos permite definir la fuente a utilizar en las columnas y filas, el estilo de cuadrícula, definir si el panel de lectura se muestra a la derecha, en la parte inferior o tenerlo desactivado y otras opciones.

6. El botón Formato condicional con el que veremos las reglas ya definidas por defecto para aplicar el formato de la fuente pudiendo también modificarlas así como agregar nuevas reglas a aplicar según las condiciones que especifiquemos, por ejemplo que todos los mensajes de un contacto se muestren con una fuente específica.

7. Y por último, el botón Formato de columnas desde el que definiremos los formatos de presentación de cada columna en ancho y alineación.

Restablecer vista:

Como su propio nombre indica, restablecerá la vista a su estado y configuración inicial. Solo aparece dicha opción en las vistas que vienen definidas en Outlook, no en las creadas por el usuario.

Las vistas son diferentes dependiendo del tipo de cuenta; las cuentas IMAP tienen diferentes vistas a las cuentas POP, Exchange o ActiveSync.

Grupo Mensajes y Organización

Dentro de las opciones nos centraremos en organización de los mensajes de correo por fecha y conversaciones (1).

Capítulo A—20: Agrupar mensajes por conversación

Capítulo A—20: Agrupar mensajes por conversación

Al seleccionar esta forma de organización se activa la casilla Mostrar mensajes en conversaciones (2) y todos los mensajes que comparten el mismo asunto se agrupan y podemos revisar con mayor rapidez toda la conversación.

Cuando la tenemos activada también podemos configurar la conversación (3) y definir que nos muestre mensajes de la conversación que están en otras carpetas lo cual hace que, independientemente de en qué carpeta se encuentren tengamos a la vista todos los mensajes relacionados. Los elementos de otras carpetas se nos muestran con otra fuente, esta está definida en la Vista – Formato condicional y por defecto es gris y cursiva, pero podemos modificarlo personalizando la vista.

Capítulo A—21: Configuración de vistas – Formato condicional

Capítulo A—21: Configuración de vistas – Formato condicional

Otras opciones de configuración son: que nos muestre el asunto o el remitente en primer lugar en el encabezado de la conversación, que expanda automáticamente o no las conversaciones cuando las seleccionemos y usar la vista con sangría clásica que ordena la conversación del más antiguo al más reciente.

Otra de las opciones existentes en el grupo Organización es la Vista previa del mensaje con la que podemos definir cuántas líneas queremos visualizar automáticamente en los mensajes y podemos definir la selección para la carpeta en la que nos encontremos o extenderlo a todas las carpetas o buzones.

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Anteriores:
1 Capítulo A Subcapítulo 1: Conceptos
2 Capítulo A Subcapítulo 2: Interfaz (1)
3 Capítulo A Subcapítulo 2: Interfaz (2)
4 Capítulo A Subcapítulo 3: Agregar cuentas
Siguiente:
6 Curso de Outlook | Capítulo B Subcapítulo 5: Grupos de envío y recepción

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