Outlook 2010–Exchange: Asistente para fuera de oficina–Respuestas automáticas

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Escenario: Outlook 2010 – Cuenta Exchange – No disponibles para responder mensajes

Configuración de las respuestas automáticas para cuando estamos fuera de la oficina, de vacaciones o en cualquier otra ocasión en la que no estemos disponibles para responder a los mensajes que recibamos en nuestra cuenta Exchange.

(Figura 1) – Accedemos a la ficha Archivo (1) – Información (2) – Respuestas automáticas (3)

En primer lugar accedemos a la pestaña de respuestas automáticas Dentro de mi organización. (Figura 2)

1. Activamos “Enviar respuestas automáticas” y definimos si queremos un intervalo de tiempo determinado (días/horas). En caso de no definirlo se aplicará a partir de entonces y hasta que lo desactivemos.

2. Escribimos el texto que recibirán como respuesta. Se puede dar formato.

3. Si queremos, podemos definir reglas a aplicar dependiendo de ciertas condiciones (ver más abajo).Si queremos también enviar respuestas automáticas a los mensajes que recibamos de contactos que no están en nuestra organización, accedemos a la pestaña Fuera de mi organización y configuramos igualmente el intervalo y el texto. (Figura 3)

Aquí también podemos definir si enviaremos respuestas Sólo a Mis contactos o por el contrario a todos los mensajes que reciba, independientemente de si son mensajes de personas que aún no pertenezcan ni a mi organización ni a mis contactos.Además de configurar las respuestas automáticas a los contactos de nuestra organización y/o a los mensajes de nuestros contactos fuera de la organización o a cualquier mensaje recibido, también podemos crear reglas específicas para aplicar cuando recibamos mensajes con las respuestas automáticas activada. (Figura 4)

Podemos refinar más qué hacer con los mensajes entrantes, por ejemplo, si un mensaje es de cierto remitente que se reenvíe a un compañero de trabajo que pueda responder al mismo; o que se reenvíe a otra cuenta nuestra que si revisemos cuando estamos fuera de la oficina (Hotmail, Gmail, etc.). O si es de ciertos remitentes que los elimine directamente. O moverlos directamente a otras carpetas (para mantener la Bandeja de entrada limpia).

Incluso podemos pulsar el botón Avanzadas y concretar más los detalles de los correos recibidos: si son de cierto tamaño, si son recibidos en un período determinado, si tiene adjuntos, etc. Una vez definida pulsamos Aceptar 2 veces. (Figura 5) Dentro de reglas podemos Agregar más reglas, editarlas y eliminarlas. (Figura 6)Por último, anotar que, cuando tengamos activadas las respuestas automáticas, nos aparecerá una barra de información, en la ventana de Outlook, avisándonos de ello. (Figuras 7 y 8)

Figura 8

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Palel  

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19 pensamientos sobre “Outlook 2010–Exchange: Asistente para fuera de oficina–Respuestas automáticas

  1. Buenas tardes. Me gustó mucho tu blog. Tengo una pregunta, estuve verificando el procedimiento que indicas pero no aparece la opción ‘Respuestas automáticas’..Existe alguna otra manera de hacerlo, gracias

  2. Pilar, al habilitar las respuestas automaticas las personas reciben la notificacion solo una vez. Los siguientes correos no reciben respuesta automatica. Conoces el motivo,? Es configurable?
    Saludos. Manuel

    • Es el comportamiento “por defecto”:
      La regla responder usando una plantilla determinada del Asistente para reglas envía la respuesta automática una sola vez a cada remitente durante una sesión. Esta regla evita que Outlook envíe respuestas repetitivas a un único remitente del que recibe varios mensajes.Durante una sesión, Outlook realiza un seguimiento de la lista de usuarios a los que ha respondido. Si sale de Outlook y lo reinicia, la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas se restablece.

  3. Buenos días,

    Se puede poner una excepción en las reglas del OoO (fuera oficina)?? quiero que conteste a todo el mundo menos a los correos que llegan de una dirección en concreto. ej: *@yahoo.es

    eso es posible?

  4. Hola Pilar:
    He seguido los pasos que indicas pero resulta que si apago el equipo en donde se encuentra configurada la cuenta de correo en donde se habilita la regla ya no envía correo de respuesta ¿Es normal el comportamiento?

  5. Intento pner el fuera de oficina pero me aparece el siguiente mensaje:
    “No se puede mostrar la configuración de las respuestas automáticas porque el servidor no se encuentra disponible actualmente. Vuelva a intentar más tarde”
    Ya probe el estado de la conexión y dice ESTABLECIDO y puedo recibir y enviar correos.

  6. Hola , si ya active la opcion de respuestas automaticas en mi correo cuando alguien me envia un correo a ellos no les llega la respuesta automatica , sabras el motivo y como puedo corregirlo

    • Pues no sé el motivo, en cualquier caso es mejor que plantees las consultas en los foros de las Comunidades.

  7. hola. tengo un caso especial no se si es posible hacer lo que he pensado, espero que puedan ayudarme, soy comerciante por una pagina de ventas por internet, cada vez que un cliente le da al boton comprar, esta pagina me envia un correo con los datos del comprador incluido su direccion de correo. quisiera poder enviar una respuesta automatica pero no a la direccion que envia el mail sino a la direccion que esta en el contenido de este. sera esto posible? les agradeceria la informacion que puedan darme. gracias mil

  8. Hola Pilar:

    He configurado las respuestas automáticas y me funciona de forma correcta lo único no consigo es el comportamiento habitual al responder un correo ya que no aparece el texto del correo recibido. ¿Es posible que al responder de forma automática incluya el texto del correo recibido?

    Gracias

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