Outlook 2010: Búsquedas e indización

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Cómo configurar la indización, verificar su estado y realizar búsquedas simples o complejas en Outlook.

Estando en cualquier carpeta nos aparece en la zona central la zona de Búsqueda.busquedas1

Al hacer clic en dicha zona se nos abre la ficha Herramientas de búsqueda la cuál está compuesta por el grupo Ámbito 1 (dónde buscar), el grupo Refinar 2 (con los comandos de varios criterios y la opción Más para poder seleccionar más criterios), el grupo Opciones 3 (para configurar y verificar el estado de la indización) y el grupo Cerrar para cerrar la búsqueda una vez realizada.

– Grupo Opciones – Herramientas de búsqueda

– Estado de indización…

Para que las búsquedas funcionen correctamente deberemos ver que quedan 0 elementos restantes para indizar.

– Ubicaciones donde buscar

Si tenemos abierto más de un archivo de datos (PST) deberemos marcar sobre los que queremos que realice las búsquedas.

– Búsqueda avanzada

Es la opción que conocemos de versiones anteriores pero que en Outlook 2010 y con el grupo Refinar no es casi necesario utilizarla.

– Opciones de búsqueda

Aquí entramos en la configuración de las búsquedas. Además de seleccionar el ámbito desde el que comenzar las búsquedas (Carpeta actual o Todas las carpetas), configuramos otras opciones a nuestro gusto.

A esta pantalla se accede también desde la ficha Archivo – Opciones – Búsqueda.

– Opciones de indización

Al pulsar en el botón Opciones de indización accedemos a una ventana donde podremos ver el número de elementos indizados así como el estado de la indización.

A esta pantalla accedemos también desde Panel de Control (vista Iconos) – Opciones de indización.

Veremos también las ubicaciones indizadas y las excluidas. Verificamos que aparece Microsoft Outlook.

1 Modificar

Pulsando en el botón Modificar podremos añadir o quitar ubicaciones indizadas. Pulsando en la flecha que aparece junto a Microsoft Outlook podremos marcar o desmarcar los diferentes archivos de Outlook (PST)

Lo mismo podremos hacer con el resto de carpetas y/o unidades para las búsquedas del sistema.

2 Opciones Avanzadas – Configuración del índice

Pulsando en el botón Opciones avanzadas – Configuración del índice podremos Reconstruir el índice si tuviésemos problemas con las búsquedas. Esto reiniciaría la indización. También podemos cambiar la ubicación del índice.

2 Opciones Avanzadas – Tipos de archivo

En la ficha Tipos de archivo podremos verificar que la extensión de los archivos de Outlook se encuentra activada (y también otro tipo de extensiones que queramos comprobar).Una vez que tengamos verificado que todo está correctamente configurado y que no faltan elementos por indizar podremos lanzar búsquedas en Outlook de forma tan simple o tan compleja como necesitemos, añadiendo o quitando criterios. En este ejemplo hemos pulsado en la flecha del comando Más y hemos seleccionado los criterios:

Enviado el Datos adjuntos En la carpeta
La semana pasada No Microsoft

busquedas10Pulsando en las aspas junto a los criterios podemos eliminarlos y pulsando en Cerrar búsqueda cerramos la ficha Herramientas de búsqueda.

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Los artículos están realizados para ayudar y orientar a los usuarios, si tienes dudas o consultas NO las plantees en los artículos, hazlo en los FOROS y COMUNIDADES de USUARIO.

Palel

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54 respuestas a “Outlook 2010: Búsquedas e indización”

  1. Hola buenas días, tengo un problema de Outlook 2010 que siempre esta indizando mas 99,000 elementos y ya lleva varios días y no termina.
    1.- Porque se inicia solo el «Indizando» si antes nunca lo hacia?.
    2.- Se daño algo en el correo y por eso lo esta haciendo automáticamente?.
    3.- Según entiendo esto debe de tardar minutos y lleva casi una semana.
    4.- El equipo es Laptop I7 y después de borrar temporales se presento esta falla.

        • No entiendo bien la pregunta y tampoco sabría responderte de forma técnica.
          La indización es algo que se hace automáticamente, salvo que decidas no hacerlo y para eso deberías desmarcar que lo haga (dentro de las opciones de indización).

          • Voy a detallar un poco el caso para ver si me pueden orientar mejor.
            Tengo Laptop I7 con Windows 7 y Office 2010 Plus en español.
            Maneja archivos PST de 40.950GB
            Después de hacerle mantenimiento preventivo y borrar los temporales con Ccliner fallo el correo, la falla consiste en querer buscar un correo de una persona y nunca la encuentra, así sea el primer correo que tienes a la vista, Termina el proceso y no encuentra dicho correo con la palabra clave.
            De alguna manera se inicio el indización del correo, pero como tiene un PST de 41GB aproximadamente va a tardar un mes y una semana para terminar.
            apenas lleva como 25% (288764 elementos) y ralentiza el correo.
            Que pasa si desactivo el indizado, cual el la consecuencia, no va buscar los correos con la palabra clave?.
            Que pasa si lo reparo o lo borro desde control panel?.
            Por lo que veo puede trabajar en el correo, como enviar y recibir así sucesivamente.
            también tiene el archive de 21GB
            Perdona mi poca experiencia en el tema, saludos y mil gracias.

            • La verdad es que trabajar con PST de tal tamaño no es muy recomendable, aunque lo permita.
              Y por otro lado, utilizar herramientas como la que citas, CCleaner, tampoco lo es.
              No sé que decirte, salvo que si desactivas la indización no podrás encontrar elementos, aunque por lo visto, ahora tampoco los encuentra.
              Plantea tu consulta en los foros a ver si alguien te puede orientar más:
              http://answers.microsoft.com/es-es/office/forum/outlook

  2. Hola buenas tardes, me pueden ayudar? mi Outlook (2007) cuando en buscar pongo de alguna persona y su nombre me busca los correos del más viejo al más nuevo, por lo cual se tarda mucho más tiempo en darme los recientes, se que está la opción de mostrar solo los últimos pero no hay una opción para que busque mejor del más nuevo al más antiguo?
    Mil gracias, saludos

  3. buenas, en la empresa un ato ejecutivo tiene outlook 2010, y el pst de tamaño 44GB, y no e estan funcionando las busquedas..tendria que indexar, antes de dividir el pst por años para recuperar espacio. o que me interesa solucionar es inicialmente la busqueda. ayuda pease

  4. Hola Pilar quería saber si hay forma de indizar mas rápido el outlook, tengo algo como 74055 elementos restantes por indizar… puedes ayudarme!!! te lo agradeceria

  5. pilar buenos dias, mi outlook 2007 no acaba de indizar, y la lo reconstrui y me sigue pasando lo mismo, que faltan como 40 mil , pense que reconstruyendo se solucionaria pero nada, que puedo hacer en este caso_?

    • I M P O R T A N T E
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  6. hola, espero me puedan ayudar, en mi Outlook 2007, puedo hacer busquedas, pero unicamente me aparecen correos hasta cierta fecha, por ejemplo hasta 15 de Octubre del 2011, no encuentra correos mas recientes, revise lo que aqui indican de el estado de indizacion pero me indica que no hay ningun archivo por indizar, espero su ayuda gracias

  7. Hola!
    Tengo un problema con el outlook 2010.
    No me permite realizar busquedas en los asuntos con una determinada palabra, solo me permite hacerlo si tengo el nombre del asunto completo o bien si el contenido del correo coincide con esa palabra.
    Anteriores versiones si me permitia realizar busquedas en asuntos con palabras cortas
    Nota: Ya realize de nuevo la indizacion y reparacion de Office.
    Gracias!

    • Hola, Jorge.
      Outlook 2010, si está bien indizado y con todos los elementos indizados, permite hacer búsquedas con palabras cortas, de hecho te va mostrando los resultados conforme vas escribiendo, si así está configurad (Mostrar resultados a medida que escriba).
      Revisa bien que esté todo correcto, tal cual indica este artículo… puedes probar a cambiar la ubicación del índice y dejarlo hasta que se complete.

  8. hola!! yo quisiera saber si hay forma de cambiar el horario en que indiza pues cada vez que lo hace es en horario laboral y me arruina el buscador con el mensaje «..se esta indizando… – etc»

    • Diego, una vez que la indización está completa la primera vez, el resto de elementos que va indizando es silencioso y no debería de haber ningún problema.

  9. Buenos días Pilar.

    Tengo un problema con el outlook 2010 y la indexación. En uno de nuestros ordenadores hay creados varios perfiles, pero sólo me indexa uno pero el otro no me lo indexa. He borrado el perfil que si me indexa dejando sólo el que no indexa pero sigue sin indexarlo desapareciendo la opción de outlook en las ubicaciones de indexación.

    Gracias y saludos.

  10. Buenos dias Pilar,

    tengo un problema con la busqueda de los correos en mi trabajo. En el outlook tenemos aparte de nuestro buzon personal, uno general para el departamento. El caso es que cuando haces la busqueda normalmente, siempre busca en el correo personal y no en el general.
    Cómo puedo añadir el buzon general para que las busquedas las haga sobre el?

    Muchas gracias y un saludo.

  11. Estimada Pilar.
    Te felicito de como eres, ingrese por casualidad a este blog y he encontrado todo bueno ya que tenia problemas para buscar en la bandeja de entrada, pero con lo que tu has entregado se soluciono. Ahora me explico por como eres, es por la paciencia de responder y ayudar a los que no entendemos mucho, eres genial y te valoro muchisimo por tu entrega en explicar.
    Gracias

  12. buenas tardes

    estoy reconstruyendo la indizacion, tengo que esperar a que termine para verificarlo el avance desde el Outlook porque me sale como si ya hubiera terminado es decir 0 elementos para inidizar..gracias

  13. Palel cordial saludo,
    He realizado todo el procedimiento descrito por ti arriba, incluyendo el cambio de ubicación del índice y la reconstrucción del mismo, debido a que venía presentando problemas con las busquedas de mis correos en outlook. Al realizar la reconstrucción del índice, se indizaron alrededor de 73.000 archivos, apreciendo el mensaje que la indizacion estaba completa. Al final apague y encendí el computador, y al entrar a outlook 2010, sigo teniendo problemas con la busqueda de correos en los distintos pst que tengo creados y sigue apareciendo el mensaje de que podrían hacer falta resultados por la indización. Cuando entro a estado de indización, me aparece que outlook tiene alrededor de 17.000 archivos por indizar. Es esto normal? Con el cambio de ubicación y reconstrucción del índice no debio solucionarse el problema?
    Agradezco tu respuesta,
    Jesús Rodríguez.

    • Es normal y debes dejarlo hasta que se complete del todo, hasta que Outlook diga que terminó de indizar todos los elementos.
      Una vez tenga todo indizado, los siguientes elementos van indizándose conforme entran y no es apreciable, pero en principio debes tener el ordenador y Outlook arrancado y darle tiempo.

  14. Que tal tengo un problema con las herramientas para refinar la busqueda en Office 2010, cuando selecciono el un archivo PST (Archive) funciona sin problema pero cuando quiero rezliar una busqueda refinada en la bandeja de entrada simplemente se me desactivan todas las herramientas y no puedo hacerlo, ya revisé todo lo que comentan aqui pero nada funciona, icnluso formateamos el equipo pensando que fuera un error en la instalación pero nada, me pueden ayudar a concocer como solucionar el problema??

    Gracias.

    Oscar Vázquez A.

      • Gracias por la pronta respuesta.
        Cuando me posiciono en la barra de búsqueda aparecen arriba las herramientas de búsqueda, una de ellas es REFINADA (REFINE) que incluye: PARA, DATOS ADJUNTOS, CATEGORIA, etc., estas son las herramientas que se me desactivan cuando quiero realizar una búsqueda en la bandeja de entrada pero cuando realizó una búsqueda en cualquier archivo PST no tengo problema alguno.

        Gracias !!!!

        • No entiendo la diferencia que haces entre buscar en los PST o buscar en la Bandeja de entrada, ¿puedes explicarme qué significa para ti buscar en los PST o buscar en la Bandeja de entrada?
          Por otra parte, he pensado que quizás era alguna diferencia con el tipo de cuenta pero en un perfil que tengo con todo tipo de cuentas (POP-IMAP-Exchange-Hotmail Connector), no puedo reproducir el problema.
          Quizás haya algún complemento que esté interfiriendo ¿¿??
          ¿Has probado a crear un nuevo perfil -limpio- y revisar si en él funciona bien?
          También podrías intentar reparar el PST.
          Lo que me desconcierta es que dices que incluso se formateo el equipo ¿¿??

          • No he probado crear el perfil nuevamente, aunque con el formateo se creó otro nuevo, lo voy a intentar de todas maneras, por el momento te comento a cerca de la diferencia:
            Tengo mi correo dividido en 2 partes: BUZÓN (Bandeja de entrada, etc. que está en mi servidor) y la creación de un archivo PST (Que guarda automáticamente todo mi correo de cada determinado tiempo en un archivo dentro de mi equipo de cómputo con el fin de que el servidor no se sature) por lo que solo en LA BANDEJA DE ENTRADA no puedo realizar búsquedas del tipo que te comento mientras que en el resto del Outlook (incluyendo el archivo PST) si puedo.
            También pensé en la posibiliad de que el servidor estuviera mal pero ya lo hemos revisado en al menos 3 ocasiones y todo funciona correctamente, el problema se presenta solo con 1 cuenta de más de 500 que tenemos aquí.

            Espero haberte podido remarcar bien la diferencia esperando me puedas ayudar.
            GRACIAS !!!

            • ¿Has verificado que en Herramientas de búsqueda – Ubicaciones, esté marcado también el archivo del buzón?
              ¿Has verificado que la extensión OST esté marcada en los tipos de archivo?
              No tengo problemas en buscar y refinar en una cuenta Exchange.

    • En el 2007, en la casilla de búsqueda, tienes, en la parte derecha, una flecha desplegable con las opciones (estado de la indización, opciones de búsqueda). Dentro de las opciones de búsqueda puedes seleccionar que sea sólo en la carpeta actual o en todas las carpetas.
      Y al lado, una doble flecha para desplegar otro tipo criterios.

      Las opciones de indización las tienes en Panel de Control – Opciones de búsqueda.

  15. Hola Palel, tengo el siguiente problema: Utilizo Outlook 2010 con una cuenta de Exchange y desde hace unas semanas todas las mañanas al encender el ordenador empieza la indixación en el Outlook que me puede durar un par de horas. Utilizo mucho las búsquedas en Outlook por lo que no puedo prescindir de la indixación, pero por otro lado me dificulta el trabajo hasta que termina de indixar. ¿Es necesario que me realice la indixación todos los dias?

      • Gracias Palel. He desinstalado el office y vuelto a cargar (a través de exchange) y lo sigue haciendo. ¿Es posible que el Ccleaner tenga algo que ver (paró de hacerlo un par de dias al volverlo a instalar, pero al aplicar el ccleaner y reiniciar ha vuelto a indexar) o bien el Norton esté interferiendo?

        • Ufff… desde luego que la herramienta que citas no tiene muy buena prensa. No he oído a ninguna persona que me merezca confianza que la recomiende.
          Toca el registro de Windows y eso es algo muy delicado… puede dejar el sistema tan inestable como puede dejarlo inservible.
          Quizás también pudiera ser cosa del antivirus pero me extrañaría. Puedes probar a desactivarlo/desinstalarlo.
          Supongo que lo mejor sería reinstalar el Sistema Operativo y, ¡olvidarte del Ccleaner!
          Poco más puedo decirte.

          • Muchas gracias otra vez Palel por la respuesta tan rápida. Voy a intentar otra vez desinstalando el Office, desinstalando el CCleaner y volviendo a Instalar el Office de nuevo.
            Por cierto ¿cómo se desinstala el Office 2010 para que no deje ningún rastro de la cuenta antigua y vuelva a cargar todo nuevo desde Exchange otra vez como si fuese la primea vez?

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